Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern die durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzen – so steht es im Gesetz. Das bedeutet, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Anspruch auf Entschädigung für alle Auslagen haben, die bei der Arbeit notwendigerweise entstehen. Muss der Arbeitnehmer seine Arbeit an einem auswärtigen Arbeitsort leisten, ist zudem eine Entschädigung für Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung geschuldet. Für den normalen Arbeitsweg muss der Arbeitgeber nichts bezahlen.

Vereinbarungen, wonach der Arbeitnehmer selbst für die Spesen aufkommen muss, sind nichtig. Zulässig ist jedoch die schriftliche Vereinbarung von Pauschalspesen, sofern diese die tatsächlich entstehenden Auslagen decken. Erweist sich die Pauschale als zu tief, können Nachforderungen gestellt werden.

Spesen werden nur dann vergütet, wenn der Arbeitnehmer respektive die Arbeitnehmerin die entsprechenden Belege vorweisen kann.