Peter M. ist in Ausübung seines Berufs oft unterwegs. Laut Arbeitsvertrag erhält er monatlich 300 Franken Pauschalspesen. Damit sind sämtliche Auslagen abgegolten. Peter M. stellt nun aber fest, dass die tatsächlichen Kosten um einiges höher liegen. Kann er sich wehren?

Claudia W. möchte in einem Intensivkurs ihre Englischkenntnisse verbessern. Dies sei die Voraussetzung für einen qualifizierteren Posten, liess ihr Vorgesetzter am letzten Qualifikationsgespräch durchblicken. Doch der Weiterbildungskurs ist teuer. Muss der Arbeitgeber für die Kosten aufkommen?

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Roland K. hat als Abteilungsleiter Anspruch auf einen Geschäftswagen, den er unbeschränkt und auf Kosten des Unternehmens auch in der Freizeit benutzen darf. Als er die Stelle kündigt, wird er freigestellt. Das Auto müsse er umgehend abgeben, fordert sein Arbeitgeber. Ist das tatsächlich korrekt?

«Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen», sagt das Gesetz. Der Grundsatz ist einfach, doch der Teufel steckt im Detail. Was sind notwendige Auslagen, und wie hoch muss die Entschädigung ausfallen? Wann sind Spesenzahlungen fällig? Das sind die wichtigsten Regeln:

  • Auslagen sind immer dann zu ersetzen, wenn sie bei der Ausübung der vertraglichen Tätigkeit zwingend anfallen – das heisst: wenn sie sich bei «ordnungsgemässer Pflichterfüllung» nicht vermeiden lassen. Dazu gehören zum Beispiel Reisekosten zu auswärtigen Arbeitsorten, Telefon- und Portospesen sowie die Auslagen für eine vorgeschriebene Berufsuniform.

  • Muss eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen reisen, besteht Anspruch auf eine Entschädigung für Unterkunft und Verpflegung. Der Arbeitgeber kann diesbezüglich angemessene Richtlinien erlassen. Der Weg vom Wohnort zum Arbeitsort geht aber zu Lasten des Angestellten, wenn vertraglich nichts anderes vereinbart wurde.

  • Eine schriftliche Vereinbarung von Pauschalspesen ist erlaubt, sofern diese die tatsächlich entstandenen Auslagen decken. Erweist sich die Pauschale als zu tief, kann der Arbeitnehmer Nachforderungen stellen. Vereinbarungen, wonach der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst tragen muss, sind ungültig.

  • Ausbildungskosten gehen zu Lasten des Arbeitgebers, wenn er die Ausbildung ausdrücklich vorschreibt oder wenn sie für die Ausübung der vertraglichen Tätigkeit erforderlich ist (Einarbeitungskosten). Freiwillige Kurse, die in erster Linie den Interessen des Mitarbeiters dienen, muss dieser allerdings selber bezahlen.

  • Unternimmt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber Geschäftsfahrten mit seinem eigenen Fahrzeug oder einem Geschäftswagen, muss der Arbeitgeber für Betriebs- und Unterhaltskosten wie Benzin, Öl und Reparaturen aufkommen. Stellt der Arbeitnehmer selbst ein Auto, kommen noch die anteilsmässigen Kosten für Steuern, Haftpflichtversicherung und Amortisation hinzu. In der Regel werden diese Kosten mit einem Kilometergeld abgegolten, das vom Wagentyp und der Anzahl gefahrener Kilometer abhängt. Die Automobilverbände verfügen über die entsprechenden Tabellen.

  • Für die Höhe der entstandenen Spesen ist der Arbeitnehmer beweispflichtig. Es empfiehlt sich, monatlich eine detaillierte Spesenabrechnung zu erstellen und zusammen mit den Belegen dem Arbeitgeber einzureichen. Der Auslagenersatz ist spätestens mit dem nächsten Lohn auszuzahlen.

  • Fallen regelmässig Spesen an, besteht ein Anspruch auf Vorschuss. Verweigert der Arbeitgeber den Vorschuss, kann der Angestellte Arbeiten, bei denen Spesen anfallen, ablehnen.

Was bedeuten diese Regeln für die eingangs geschilderten Beispiele?
Klar ist die Situation im Fall von Peter M. Er muss sich mit den vertraglich vereinbarten Pauschalspesen nicht begnügen. Sind die notwendigen Berufsauslagen höher, muss das Unternehmen die Differenz nachzahlen.

Etwas komplizierter ist die Rechtslage im Fall von Claudia W. Sie braucht den Englischkurs nicht für ihre jetzige Stelle, sondern im Hinblick auf eine allfällige Beförderung. Die freiwillige Weiterbildung muss der Chef nicht bezahlen. Innovative Arbeitgeber gewähren in solchen Fällen aber finanzielle Unterstützung – unter der Bedingung, dass der Arbeitnehmer nachher eine Zeit lang im Betrieb bleibt.

Eine teilweise Rückerstattungspflicht der Kosten bei vorzeitigem Austritt ist erlaubt, wenn die Rückzahlungsraten vorgängig abgemacht werden und die persönliche Freiheit des Arbeitnehmers nicht übermässig eingeschränkt wird. Wichtig ist eine klare schriftliche Vereinbarung.

Geschäftsauto ist Lohnbestandteil

Roland K. schliesslich darf seinen Geschäftswagen trotz Freistellung vorerst behalten. Da er das Fahrzeug gemäss Vertrag auch privat nutzen darf, geht es hier um einen Lohnbestandteil, der bis zur ordentlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses geschuldet wird – also auch bei einer Freistellung während der Kündigungsfrist. Allenfalls kann sich Roland K. mit seinem Arbeitgeber auf eine finanzielle Abgeltung für den Geschäftswagen einigen.