Gute Vorbereitung macht die GV zum Erfolg

Martin Steiger bekommt jetzt schon feuchte Hände, wenn er an die ordentliche Generalversammlung seines Fussballklubs in zwei Monaten denkt. Es ist sein erstes Amtsjahr im Vereinsvorstand. Als Sekretär ist Steiger für die Organisation dieses Grossanlasses verantwortlich. «Man muss an so viele Dinge denken. Leider sind unsere Statuten und Reglemente dabei keine grosse Hilfe.»

Martin Steiger tut gut daran, sich schon jetzt Gedanken zur bevorstehenden GV zu machen. Denn vor dem Verschicken der Einladungen sollte feststehen, wo die Versammlung über die Bühne geht. Verfügt der Verein über kein eigenes Lokal, müssen rechtzeitig passende Räumlichkeiten reserviert werden. Der Versammlungsraum sollte genug Platz für alle Mitglieder bieten und über eine geeignete Infrastruktur (Rednerpult, Hellraumprojektor oder Videobeamer) verfügen.

Noch wichtiger ist allerdings, dass den Mitgliedern das Datum der GV frühzeitig bekannt gegeben wird. Denn: Es gibt nichts Frustrierenderes für den Vorstand, als die Versammlung in einem halb leeren Saal durchführen zu müssen. Einige Vereine legen deshalb bei jeder GV schon das Datum für die nächste fest.

Noch bessere Chancen auf eine volle Bude hat, wer ein Vereinsblatt herausgibt und im aktualisierten Terminkalender gleich mehrmals jährlich auf den Anlass aufmerksam macht.

Komplizierter wird es, wenn der Verein aus vielen Mitgliedern besteht. Oder wenn nebst Menschen aus Fleisch und Blut auch andere Vereine zu den Mitgliedern zählen. In solchen Vereinen oder Verbänden tritt häufig eine Delegiertenversammlung an die Stelle der Generalversammlung. Jeder Mitgliedverein respektive jede Sektion wählt dann mindestens einen Delegierten, der stellvertretend für die Mitglieder an der Delegiertenversammlung teilnimmt.

Auch der mit seinen über drei Millionen Mitgliedern grösste Verein der Schweiz, der Schweizerische Olympische Verband (SOV), ist so organisiert. Das Sportparlament bildet das oberste Organ. Es setzt sich zusammen aus Delegierten der 81 Mitgliederverbände, den schweizerischen IOC-Mitgliedern und drei bis fünf Athletenvertretern.

Dass es bei diesem Grossanlass noch nie zu ernsthaften Problemen gekommen ist, sei wenig erstaunlich, sagt Hans Bapst, der verantwortliche Organisator und stellvertretende SOV-Direktor. «Ich halte mich strikt an die vorgegebene Checkliste. So geht nichts vergessen, und ich bin bei der Vorbereitung immer genau im Fahrplan.»

Die rechtzeitige Wahl der Delegierten ist allerdings Sache der Mitgliedervereine und der Sektionen. Sie müssen selber dafür besorgt sein, dass sie termingerecht auf die Versammlung hin einen Delegierten schicken können. Bapst: «Brenzlig würde es nur, wenn an der ordentlichen Versammlung weniger als die Hälfte der Mitgliedverbände oder weniger als die Hälfte der Stimmrechte vertreten wären. Dann wäre das Sportparlament nach unseren Statuten nicht beschlussfähig.» Das sei allerdings noch nie vorgekommen.

Da das Vereinsrecht keine spezifischen Bestimmungen enthält, können die Vereine die Delegiertenversammlung weitgehend frei regeln. Sie sollten die Rechte der einzelnen Vereinsmitglieder aber nicht mehr als notwendig einschränken. Zudem müssen sie die zwingenden Gesetzesbestimmungen beachten. Das heisst: Auch bei Vereinen mit Delegiertenversammlung hat mindestens ein Fünftel der Mitglieder das Recht, eine Vollversammlung zu verlangen. Dasselbe gilt konsequenterweise auch für die Delegierten selbst: Ein Fünftel von ihnen kann eine Delegiertenversammlung einberufen lassen.

Martin Steiger fällt ein Stein vom Herzen: Der Saal im «Rössli», der inoffiziellen Vereinskneipe seiner Kicker, ist noch frei. Er kann also langsam, aber sicher an die Einberufung der GV denken.

Doch bereits stellt sich Steiger das nächste Problem: «Bis wann muss ich die Versammlung spätestens einberufen haben?» In den Statuten steht nur, dass die GV bis spätestens 20 Tage vor dem festgelegten Termin schriftlich einberufen werden müsse. «Soll ich dafür sorgen, dass die Einladungen 20 Tage vor der GV bei jedem einzelnen Mitglied eingetroffen sind? Oder reicht es, wenn ich diese bis dann der Post übergeben habe?», fragt sich Steiger.

Leider enthält das Gesetz auch zur Vorbereitung der GV keine hilfreichen Bestimmungen. Es schreibt nur vor, dass der Vorstand für die Einberufung zuständig ist, falls die Statuten keine andere Regelung vorsehen. Existieren Bestimmungen, die – wie im Fall von Martin Steigers Verein – nicht ganz klar sind, dann müssen sie ausgelegt werden. Mit anderen Worten: Man muss den Willen der Statutenverfasser auslegen. Dabei sind neben dem Wortlaut vor allem der Zweck einer Bestimmung und deren Handhabung in der Vergangenheit hilfreich.

Die Einberufung bezweckt, dass die Mitglieder genug Zeit haben, die Traktandenliste zu studieren, Abklärungen zu treffen und weitere Anträge an die GV zu stellen. Enthalten die Statuten keine einschlägigen Bestimmungen, reicht eine Mindestfrist von einer Woche bis zehn Tagen für eine genügende Vorbereitung.

Von seinem Vorgänger hat Martin Steiger erfahren, dass die Einladungen jeweils spätestens drei Wochen vor der Versammlung verschickt worden seien. Am besten hält er sich also an diese Frist.

Mit dem Versand der Einladungen wäre Martin Steigers Arbeit eigentlich erledigt. Doch er hat sich entschlossen, die Vorbereitungen Revue passieren zu lassen und eine Checkliste zu erstellen, die alle wesentlichen Punkte enthält. Sein Nachfolger wird ihm einmal dafür dankbar sein.