Während der Dauer der Anstellung werden von allen Mitarbeitenden immer wieder Informationen gesammelt und in der sogenannten Personalakte festgehalten. Dies kann in Papier- oder auch elektronischer Form geschehen. Gesammelt werden dürfen allerdings nur Daten, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig und relevant sind: Personalien des Arbeitnehmers, Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, Arbeitszeit-, Absenzen- und Ferienkontrolle, Arztzeugnisse, Zielvereinbarungen, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Verwarnungen etc. Da es sich um vertrauliche Daten handelt, dürfen sie nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich sein (Vorgesetzte, Personaldienst).