10 einfache Tipps für Videokonferenzen und Chats
Bürokommunikation auf Distanz ist für viele eine Herausforderung. Wie man bei Videokonferenzen und Chats die Nerven aller Teilnehmenden schont.
Veröffentlicht am 15. April 2020 - 17:26 Uhr
Bei Kollegin Hugentobler läuft gerade die Katze durchs Bild, Meier hat die Tür offen gelassen, man sieht sein zerwühltes Bett. Die Isler weiss noch immer nicht, dass sie das Handy während der Videokonferenz auf lautlos stellen muss. Und Müllers kleine Kinder führen im Hintergrund gerade eine Sondervorstellung im Kasperlitheater durch.
Teamsitzungen im Homeoffice sind kein Zuckerschlecken. Besonders Leute, die Berufliches und Privates gern trennen , machen jetzt harte Zeiten durch. Auch wenn die ungewollten Einblicke in die Gemächer der anderen in den meisten Fällen sympathisch sind.
Am aufreibendsten bei Videokonferenzen sind Mängel in der Sprachübertragung. Man kann sich fast darauf verlassen: Im entscheidenden Moment kommt es zu einem akustischen Aussetzer. So müssen alle ständig nachfragen, korrigieren, Missverständnisse ausräumen. Und immer wieder ist unklar, ob die Kollegin schon fertig gesprochen hat oder nur Luft holt: Mini-Zeitverzögerungen führen dazu, dass man einander unweigerlich ins Wort fällt. Für Teams, bei denen das bereits in normalen Sitzungen Standard ist, wird das zur Nervenprobe.
Mit ein paar Verhaltenstipps lassen sich virtuelle Meetings aber ein bisschen angenehmer gestalten. Die meisten Lösungen sind überraschend simpel, sagt Aleksandra Gnach, Professorin für Medienlinguistik an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften. Sie leitet dort das Media Lab, das auch Workshops für digitale Kommunikation in Firmen anbietet.
- Rechner übers Kabel mit dem Internet verbinden
Das reduziert Störungen.
- Headset benutzen
Das reduziert Nebengeräusche.
- Mikrofon auf stumm stellen
Nur wer gerade spricht, lässt sein Mikrofon an, alle anderen schalten auf stumm. Denn Nebengeräusche stören und lenken vom Inhalt des Gesprächs ab.
- Kamera nur kurz einschalten
Bei grösseren Gruppen soll man nach der Begrüssung die Kamera ausschalten, falls man sich nicht zwingend sehen muss. Es irritiert ohnehin, dass fast niemand die Augen in die Kamera richtet, sondern alle auf den Bildschirm starren und beobachten, was bei den anderen auf dem Tisch herumsteht. Der Verzicht auf Video verbessert die Sprachqualität oft markant.
- Klare Struktur
Es braucht eine klare Agenda und eine Person, die das Gespräch leitet und den anderen das Wort erteilt. Das mag etwas militärisch anmuten und nicht in jedem Fall richtig sein, macht die Sache aber effizienter. «In einer Videokonferenz ist es viel schwieriger zu erkennen, ob jemand noch etwas beizutragen hat zu einem Thema. Wenn man inhaltlich hin- und herspringt, bleibt möglicherweise Wichtiges auf der Strecke», sagt Expertin Aleksandra Gnach.
- Gute Vorbereitung
Wer sich zu den traktandierten Themen vorher schon informiert hat, bringt seine Meinung viel klarer rüber.
Die letzten beiden Regeln gelten im Prinzip natürlich auch für reale Sitzungen. Wenn sie über die Zeit der Quarantäne hinausreichen, mag das vielleicht den einen oder anderen Homeoffice-Hasser trösten: Dank Corona werden Sitzungen kürzer.
- Nüchtern und sachlich schreiben
Der Humor hat bei virtueller Kommunikation einen schweren Stand, erst recht, wenn sie schriftlich erfolgt. Ironie und Sarkasmus sind in diesem Umfeld heikel. Ohne Mimik, Gestik und passende Betonung kommen flotte Sprüche und neckische Bemerkungen in E-Mails und Chats häufig nicht so an, wie sie gemeint waren. Da helfen auch Emojis und Grossbuchstaben nicht viel – im Gegenteil. Die Regel: Alles, was vom Standard abweicht, kann missverstanden werden.
Ausserdem werden Emojis nicht von allen gleich benutzt und interpretiert. Generell darauf zu verzichten, ist aber nicht notwendig. «In der Regel entwickelt jede Chatgruppe schnell einen eigenen Umgang damit, man passt sich an und prägt die Gruppe zugleich mit», sagt Expertin Aleksandra Gnach.
- Kurz, präzis, notwendig
Sag es kurz und präzise – das gilt als goldene Regel. Vor allem sollten alle Teilnehmenden erst denken, dann senden. Überlegen Sie vor dem Verschicken von Nachrichten stets, ob Ihr Beitrag für die anderen tatsächlich wertvoll ist.
- Das passende Tool wählen
Für unterschiedliche Formen der Kommunikation gibt es unterschiedliche Instrumente. Für Teamabsprachen sollte man nicht die gleiche App verwenden wie für den informellen Austausch, den man sonst vielleicht am Kaffeeautomaten pflegt. So weiss man immer, in welchem Rahmen man sich gerade bewegt. Das verhindert auch, dass man den Überblick verliert und am Ende nicht mehr weiss, in welchem Tool nun welche Absprachen notiert wurden.
Der Kommunikationsstil hängt auch ganz simpel mit dem Gerät zusammen. «Mit dem Handy kommunizieren wir auch schriftlich automatisch ungezwungener, am Computer formeller», sagt Kommunikationswissenschaftlerin Gnach. Das sollte man bei der Wahl der Instrumente berücksichtigen.
- Benachrichtigungen sparsam einsetzen
Ständige Unterbrechungen durch Kolleginnen und Kollegen, die irgendetwas von einem wollen, gehören zu den alltäglichen Übeln in Büros. Im Homeoffice wird man aber nicht unbedingt seltener gestört. Auch zu Hause bimmelt und piepst es ständig aus allen möglichen Endgeräten. Das Gute daran: Man kann das leicht unterbinden und alle auf stumm schalten. Push-Nachrichten sind nur für wichtige Kanäle da.
Das ist wohl im Moment erträglicher, aber letztlich reine Symptombekämpfung. Wenn es mit der Menge an nützlichen und weniger nützlichen Nachrichten überborden sollte, ist es am besten, zu intervenieren, die Dinge beim Namen zu nennen und die Kollegen darauf anzusprechen. «Selbstverständlich stets mit Ich-Botschaften und niemals anklagend», sagt Gnach.
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