Wohin mit den Akten?
Frage: An der letzten Versammlung haben wir die Auflösung unseres Vereins beschlossen. Ich als Präsident muss ihn liquidieren. Was mache ich mit den Akten?
aktualisiert am 7. Juni 2018 - 13:23 Uhr
Schlussbericht, Schlussrechung und übrige Geschäftsbücher müssen auch nach der Auflösung des Vereins zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Als Liquidator sollten Sie erst einmal die laufenden Geschäfte beenden – etwa Mietverträge. Dann die Finanzen erledigen: offene Mitgliederbeiträge und andere Forderungen des Vereins einziehen, verbleibende Aktiven verwerten, Gläubiger mit eingeschriebenem Brief oder Aufruf im Handelsblatt bitten, ihre Geldforderungen geltend zu machen, und berechtigte Schulden zurückzahlen.
Das restliche Vermögen verwenden Sie gemäss Statuten oder Auflösungsbeschluss und erstellen dann einen Schlussbericht und eine Schlussrechnung. Diese Unterlagen müssen Sie mit den übrigen Geschäftsbüchern zehn Jahre lang sicher aufbewahren. Dazu gehören Statuten, Mitgliederlisten, Protokolle, Buchhaltung (inklusive Belege), Jahresrechnungen, Revisionsberichte sowie Verträge und alle Kündigungen. Die übrigen Dokumente können Sie vernichten. Für die Vereinschronik interessiert sich vielleicht das Gemeindearchiv.
Auch wenn es für eine Vereinsgründung nicht viel braucht, gilt es, einige Formalitäten zu beachten. Beobachter-Mitglieder erfahren alles rund ums Vereinsleben, welche Gesetzesbestimmungen zwingend in den Statuten verankert sein müssen und wie Konflikte im Verein am besten gelöst werden.